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Guide des bénévoles de la Maison des arts littéraires

Engagement des bénévoles

Notre objectif commun : offrir un service hors pair au public, aux artistes et aux producteur·trice·s. Nous souhaitons partager avec tous et toutes l’expérience unique qu’est celle de la Maison des arts littéraires. Nous favorisons la collaboration entre tous·tes les bénévoles pour que chaque personne se sente bienvenue et désire participer à un nouvel événement à nos côtés.

Les qualités recherchées chez les bénévoles :

  • Être ponctuel·le et assidu·e. Nous comptons sur vous! Si vous ne pouvez pas être présent·e à l’heure convenue, veuillez aviser la personne responsable;
  • Travailler dans un esprit de collaboration;
  • Accomplir les tâches telles qu’elles sont décrites et respecter les procédures établies;
  • Effectuer ses tâches avec sérieux et dans la bonne humeur;
  • Faire preuve de politesse, de gentillesse, de respect et de discrétion;
  • Diriger les gens vers un·e responsable si on vous pose une question dont vous ignorez la réponse;
  • Adopter une tenue vestimentaire propre et soignée, et ce, tout en portant le t-shirt de la MAL qui vous sera offert;
  • Se présenter au travail sobre;
  • Éviter de mâcher de la gomme en présence des visiteur·euse·s;
  • Respecter la Politique anti-harcèlement de la Corporation du SLO.
Valeurs de la Corporation du SLO

Convivialité
Création d’univers empreints de plaisir favorisant la mobilisation et la participation.
Engagement
Actions ancrées dans la région, dans l’écosystème du livre et envers le projet porté.
Innovation
Originalité et créativité dans la recherche de solutions ainsi que dans un processus de développement de nouvelles avenues.
Ouverture
Démarches guidées par un esprit d’inclusivité, de diversité, de curiosité et d’accueil.
Professionnalisme
Rigueur et compétence dans l’exécution du travail allant de pair avec la dimension humaine de l’organisation.

 

 

Je veux être bénévole!

Rôles et tâches des bénévoles de la MAL

Les bénévoles de la Maison des arts littéraires couvrent trois dossiers :

Accueil du public

L’accueil du public est normalement assuré par deux personnes. Pour connaître toutes les tâches et responsabilités de ce poste, cliquez sur «Tâches-Accueil» ci-bas.

Tâches-Accueil
  • Arriver sur les lieux 45 minutes avant l’ouverture des portes ou le début de l’événement, tel que mentionné dans la convocation.
  • Être prêt·e (t-shirt de la MAL compris) pour commencer son mandat dès son arrivée, ou rapidement récupérer et enfiler son t-shirt en arrivant;
  • Se présenter à ses collègues bénévoles, ainsi qu’au régisseur ou régisseuse pour confirmer son arrivée;
  • Identifier le parcours du public (entrée et sortie); 
  • S’informer de l’heure d’ouverture des portes de la salle de spectacles;
  • S’informer auprès du régisseur ou régisseuse, ou de l’équipe de la MAL de la possibilité de faire entrer des retardataires, le cas échéant, et des procédures particulières associées;
  • Repérer l’emplacement des toilettes et s’informer ou déterminer les aménagements nécessaires et possibles pour les personnes à mobilité réduite ou à besoins particuliers (toilette, entrée en salle, place réservée au besoin, sortie);
  • Repérer l’emplacement de la billetterie;
  • Récupérer le téléphone servant à scanner les billets du public; s’assurer qu’il soit branché au wifi (voir préférences réseau) ou demander au régisseur ou régisseuse, ou à un membre de l’équipe si difficile; repérer la fonction lampe de poche/torche sur le téléphone pour l’utiliser au besoin;
  • Repérer ou aménager un endroit pour faire attendre les gens si l’événement est complet et que des personnes souhaitent acheter des billets libérés à cause d’annulations potentielles;
  • S’assurer que le panneau sandwich avec l’affiche du spectacle soit installée (à l’extérieur si l’événement se passe à l’Espace René-Provost; à l’intérieur à la Salle Jean-Despréz) ou le faire au besoin;
  • Se tenir à l’endroit désigné pour l’accueil du public, avec une approche chaleureuse et bienveillante; scanner les billets électroniques ou imprimés avec les téléphones fournis; offrir des dépliants de saison de la MAL et un programme du spectacle, le cas échéant; diriger les gens qui n’auraient pas de billets vers la billetterie;
  • Si l’événement est complet, informer avec bienveillance le public sans billet qui arriverait, leur offrir de rester pour prendre une place qui se libèrerait en cas d’annulation et les inviter à s’assoir à l’endroit désigné au préalable;
  • Une fois le spectacle commencé, accompagner dans la salle les retardataires qui arriveraient durant les 15 premières minutes du spectacle pour trouver un siège (toujours suivre la procédure établie à l’arrivée); utiliser la lampe torche du cellulaire au besoin; 
  • Un remboursement est possible pour les retardataires de plus de 15 minutes (toujours suivre la procédure établie à l’arrivée), seulement si ces personnes le demandent (ne pas l’offrir); les diriger vers la billetterie, le cas échéant;
  • Pour toute plainte ou tout commentaire, inviter le public à écrire à l’équipe de la MAL à admin@slo.qc.ca;
  • 15 minutes après le début du spectacle, ramasser les lieux sommairement;
  • Informer le régisseur ou régisseuse, ou un autre membre de l’équipe de la MAL de notre départ, ou entrer dans la salle de spectacles si cela a été entendu au préalable;
  • Au besoin, écrire un courriel à l’équipe de la MAL pour l’informer de tout enjeu rencontré pendant l’événement.

Bar et autres ventes

Lorsque ce service est offert, le bar et autres ventes sont normalement assurés par une ou deux personnes, parfois celles de la billetterie et/ou de l’accueil du public, selon la nature de l’événement. Pour connaître toutes les tâches et responsabilités de ce poste, cliquez sur «Tâches-Bar» ci-bas.

Tâches-Bar
  • Arriver sur les lieux 45 minutes avant l’ouverture des portes ou le début de l’événement, tel que mentionné dans la convocation;
  • Être prêt·e (t-shirt de la MAL compris) pour commencer son mandat dès son arrivée, ou rapidement récupérer et enfiler son t-shirt en arrivant;
  • Se présenter à ses collègues bénévoles, ainsi qu’au régisseur ou régisseuse pour confirmer son arrivée;
  • Repérer l’emplacement du bar et autres ventes, et récupérer et installer le matériel (petite caisse, square, branchement); 
  • Prendre connaissance des produits disponibles et de l’inventaire (voir en cuisine), et les installer proprement sur la table (boissons, verres, pichets d’eau, t-shirts de la MAL, le cas échéant;
  • Compter la petite caisse et confirmer l’exactitude du montant remis sur le document prévu à cet effet;
  • S’assurer que le square est branché au wifi (voir préférences réseau) ou demander au régisseur ou régisseuse, ou à un membre de l’équipe si difficile;
  • S’assurer que le permis d’alcool et la ou les liste(s) de prix sont affichés bien en vue;
  • S’informer de l’heure d’ouverture des portes de la salle de spectacles;
  • S’informer auprès du régisseur ou régisseuse, ou de l’équipe de la MAL de la possibilité de laisser les gens entrer en salle avec une consommation;
  • Repérer l’emplacement des toilettes et s’informer ou déterminer les aménagements nécessaires et possibles pour les personnes à mobilité réduite ou à besoins particuliers (toilette, entrée en salle, place réservée au besoin, sortie);
  • Rester à son poste avec une approche chaleureuse et bienveillante, et effectuer les ventes avec le module Square;
  • Ne pas vendre d’alcool à une personne qui semblerait en état d’ébriété;
  • Demander une preuve d’identité avec date de naissance à toute personne qui semblerait avoir moins de 18 ans;
  • Pour toute plainte ou tout commentaire, inviter le public à écrire à l’équipe de la MAL à admin@slo.qc.ca;
  • Durant le spectacle, si l’événement le permet (demander au régisseur ou régisseuse, ou membre de l’équipe de la MAL), ranger le matériel de valeur et entrer dans la salle pour assister à la représentation; s’assurer d’être de retour en poste dès la sortie du public de la salle;
  • À la toute fin de l’événement (demander au régisseur ou régisseuse, ou membre de l’équipe de la MAL au besoin), compter la petite caisse et effectuer le rapport de vente de l’événement sur les documents prévus à cet effet;
  • Ramasser tout le matériel et mettre à jour l’inventaire, le cas échéant, du bar et autres ventes et le ranger à l’endroit convenu;
  • Informer le régisseur ou régisseuse, ou un autre membre de l’équipe de la MAL de notre départ;
  • Au besoin, écrire un courriel à l’équipe de la MAL pour l’informer de tout enjeu rencontré pendant l’événement.

Billetterie

La billetterie est souvent assurée par une seule personne. Pour connaître toutes les tâches et responsabilités de ce poste, cliquez sur «Tâches-Billetterie» ci-bas.

Tâches-Billetterie
  • Arriver sur les lieux 45 minutes avant l’ouverture des portes ou le début de l’événement, tel que mentionné dans sa convocation
  • Être prêt·e (t-shirt de la MAL compris) pour commencer son mandat dès son arrivée, ou rapidement récupérer et enfiler son t-shirt en arrivant;
  • Se présenter à ses collègues bénévoles ainsi qu’au régisseur ou régisseuse pour confirmer son arrivée;
  • Repérer l’endroit désigné pour la billetterie, ou le déterminer avec le régisseur ou régisseuse;
  • Récupérer et installer le matériel (petite caisse, square, branchement); 
  • Compter la petite caisse et confirmer l’exactitude du montant remis sur le document prévu à cet effet;
  • S’assurer que le square est branché au wifi (voir préférences réseau) ou demander au régisseur ou régisseuse, ou à un membre de l’équipe si difficile;
  • S’informer de l’heure d’ouverture des portes de la salle de spectacle;
  • S’informer auprès du régisseur ou régisseuse, ou de l’équipe de la MAL de la possibilité de faire entrer des retardataires, le cas échéant, et des procédures particulières associées;
  • Repérer l’emplacement des toilettes et s’informer ou déterminer les aménagements nécessaires et possibles pour les personnes à mobilité réduite ou à besoins particuliers (toilette, entrée en salle, place réservée au besoin, sortie);
  • En collaboration avec les responsables de l’accueil, repérer ou aménager un endroit pour faire attendre les gens si l’événement est complet et que des personnes souhaitent acheter des billets libérés à cause d’annulations potentielles;
  • Rester à son poste de billetterie tout au long de l’accueil du public, avec une approche chaleureuse et bienveillante, et effectuer les ventes de billets avec le module Square;
  • Demander aux personnes du public si elles ont déjà leur billet électronique à leur arrivée et les diriger vers l’équipe de l’accueil si c’est le cas;
  • Si l’événement est complet, informer avec bienveillance le public sans billet qui arriverait; leur offrir de rester pour prendre une place qui se libèrerait en cas d’annulation; les inviter à s’assoir à l’endroit désigné au préalable;
  • Une fois le spectacle commencé, en informer les retardataires qui arriveraient durant les 15 premières minutes du spectacle et (toujours suivre la procédure établie à l’arrivée) après avoir scanné leur billet, les guider vers l’équipe de l’accueil pour une entrée en salle;
  • Si le spectacle est commencé depuis plus de 15 minutes, (toujours suivre la procédure établie à l’arrivée), refuser avec bienveillance l’accès aux retardataires et effectuer un remboursement, seulement si ces personnes le demandent (ne pas l’offrir);
  • Pour toute plainte ou tout commentaire, inviter le public à écrire à l’équipe de la MAL à admin@slo.qc.ca;
  • 15 minutes après le début du spectacle, compter la petite caisse et effectuer le rapport de vente de l’événement sur les documents prévus à cet effet;
  • Ramasser tout le matériel de billetterie et le ranger à l’endroit convenu;
  • Informer le régisseur ou régisseuse, ou un autre membre de l’équipe de la MAL de notre départ, ou entrer dans la salle de spectacles si cela a été entendu au préalable;
  • Au besoin, écrire un courriel à l’équipe de la MAL pour l’informer de tout enjeu rencontré pendant l’événement.