Bénévoles Maison des arts littéraires - Salon du livre de l'Outaouais

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Bénévoles de la Maison des arts littéraires

Les bénévoles font partie de la grande équipe de la Maison des arts littéraires (MAL), sous la direction de la Corporation du SLO, il nous fait plaisir de vous accueillir dans l’équipe!

La programmation de la Maison des arts littéraires se déroule du printemps à l’hiver, se terminant un peu avant le Salon du livre de l’Outaouais. C’est avec fierté que nous constatons que la Maison des arts littéraires, qui célèbrera ses trois années d’existence en septembre 2023, rayonne dans la région de l’Outaouais et est reconnue à travers le Québec et la francophonie canadienne tant par les autres diffuseurs et producteurs que par les artistes et le public. La MAL est membre de l’organisme pan canadien RAPAIL, le regroupement en arts de la parole et arts littéraires et initiatives littéraires.

Des artistes de Gatineau et d’ailleurs, et du public de la grande région d’Ottawa et de Gatineau friand des arts littéraires (contes, expositions, entretiens, spectacles-lectures, et autres performances créatives) viennent vivre des moments spéciaux avec nous tout au long de l’année. Qu’ils soient 5 ou 150, nous leur offrons la meilleure expérience possible. Votre rôle sera de les guider, les renseigner et les assister. Votre accueil courtois, votre dynamisme et vos connaissances permettront aux visiteurs et visiteuses de vivre une expérience inoubliable.

Pour tout savoir sur le bénévolat à la Maison des arts littéraires (MAL), consultez le Guide des bénévoles de la MAL

Pour découvrir toute la programmation de la Maison des arts littéraires, visitez notre calendrier.

Vous souhaitez en connaître davantage sur la Maison des arts littéraires? C’est par ICI.

Un abonnement annuel permet à environ 50 personnes d’assister à tous nos événements ainsi qu’au SLO. Pour en connaître davantage sur l’abonnement, c’est par ICI.

D’une année à l’autre, ce sont entre 2500 et 11 000 personnes qui fréquentent nos activités.

Dossier des bénévoles de la Maison des arts littéraires

Accueil aux visiteurs

Billetterie

L’invitation à s’inscrire est envoyée par infolettre peu après le Salon du livre de l’Outaouais à la liste de bénévoles ayant été actifs. La sélection se fait selon l’expérience, la compétence et la disponibilité. Une équipe de remplacement est mise en place pour palier aux imprévus. Une formation est requise. Nous intégrons de nouveaux bénévoles, tout en misant sur les habitués, afin de créer une équipe idéale.

Les bénévoles de l’accueil seront amenés à interagir sur les lieux avec le régisseur de la MAL, Nick Hoffmann, en plus de la direction et des membres de l’équipe. Chaque personne de l’équipe de la MAL et du SLO est autorisée à donner des indications aux bénévoles de la MAL.

Guide des bénévoles de la Maison des arts littéraires

Engagements des bénévoles

Notre objectif commun : offrir un service hors pair au public, aux artistes et aux producteurs. Nous souhaitons partager avec tous et toutes l’expérience unique qu’est celle de la Maison des arts littéraires, et ce, tout au long de l’année. Nous favorisons la collaboration entre tous les bénévoles pour que chaque personne se sente la ou le bienvenu, et désire participer à un nouvel événement avec nous.

Voici les qualités recherchées chez nos bénévoles :

Être ponctuel.le et assidu.e. Nous comptons sur vous! Si vous ne pouvez pas être présent.e à l’heure convenue, veuillez aviser la personne responsable ;
Travailler dans un esprit de collaboration;
Accomplir les tâches telles qu’elles sont décrites et respecter les procédures établies;
Accepter que le travail soit supervisé;
Effectuer ses tâches avec sérieux et dans la bonne humeur;
Sourire et saluer discrètement les gens que vous croisez;
Vouvoyer les gens;
Faire preuve de politesse et de gentillesse;
Avoir le sens de la discrétion;
Respecter la politique anti-harcèlement de la Corporation du SLO;
S’exprimer dans un langage clair et respectueux;
Diriger les gens vers un.e responsable lorsque l’on vous pose des questions dont vous ignorez la réponse;
Adopter une tenue vestimentaire propre et soignée, et ce, tout en portant le t-shirt de la MAL qui vous sera offert;
Se présenter au travail sobre;
Éviter de manger et de mâcher de la gomme en présence des visiteur.euse.s;
Véhiculer une image positive de l’organisation et s’amuser!

Valeurs de la Corporation du SLO

Convivialité
Création d’univers empreints de plaisir favorisant la mobilisation et la participation
Engagement
Actions ancrées dans la région, dans l’écosystème du livre et envers le projet porté.
Innovation
Originalité et créativité dans la recherche de solutions ainsi que dans un processus de développement de nouvelles avenues.
Ouverture
Démarches guidées par un esprit d’inclusivité, de diversité, de curiosité et d’accueil.
Professionnalisme
Rigueur et compétence dans l’exécution du travail allant de pair avec la dimension humaine de l’organisation.

Plan d’urgence de la MAL

Rôles de l’équipe de billetterie

Composée d’une personne, la personne responsable de la billetterie sur les lieux de l’événement devra :

arriver sur les lieux 45 minutes avant l’ouverture des portes ou le début de l’événement, tel que mentionné dans sa convocation
être prête / prêt (t-shirt de la MAL compris) pour commencer son mandat dès son arrivée, ou récupérer et enfiler son t-shirt rapidement en arrivant;
à son arrivée : repérer sur les lieux l’endroit désigné pour la billetterie, ou le déterminer avec le régisseur; récupérer et installer le matériel (petite caisse, square, branchement; s’informer sur l’heure d’ouverture des portes de la salle de spectacle; s’informer de la possibilité de faire entrer des retardataires le cas échéant et des procédures particulières associées; repérer l’emplacement des toilettes; s’informer ou déterminer les aménagements nécessaires et possibles pour les personnes à mobilité réduite ou à besoins particuliers (toilette, entrée en salle, place réservée au besoin, sortie); se présenter à ses collègues de l’accueil ainsi qu’au régisseur sur les lieux pour confirmer son arrivée; en collaboration avec les responsables de l’accueil, repérer ou aménager un endroit pour faire attendre les gens si l’événement est complet et que des personnes souhaitent acheter des billets libérés à cause d’annulations potentielles; compter la petite caisse et confirmer l’exactitude du montant remis sur le document prévu à cet effet; s’assurer que le Square est branché au Wifi (voir préférences) si on y arrive pas, demander à un responsable de le faire (régisseur ou autre membre de l’équipe de la MAL);
rester à son poste de billetterie tout au long de l’accueil du public, avec une approche chaleureuse et bienveillante; effectuer les ventes de billets avec le module Square;
demander au public à son arrivée s’ils ont déjà leur billet électronique, les diriger vers l’équipe d’accueil le cas échéant;
si l’événement est complet, informer avec bienveillance le public sans billet qui arriverait, leur offrir de rester pour prendre une place qui se libèrerait en cas d’annulation, les inviter à s’assoir dans un endroit désigné repéré au préalable;
lorsque le spectacle a débuté, informer les retardataires de plus de 15 minutes que le spectacle est commencé, effectuer un remboursement si exigé par ces personnes (ne pas l’offrir);
pour toute plainte ou tout commentaire, inviter le public à écrire à l’équipe de gestion (admin@slo.qc.ca);
après les 15 premières minutes du spectacle, compter la petite caisse, effectuer le rapport de vente de l’événement sur les documents prévus à cet effet;
s’assurer de ramasser tout le matériel de billetterie, le ranger en lieu sur, à l’endroit convenu (sous la garde du régisseur), informer le régisseur ou un autre membre de l’équipe de la MAL de notre départ, ou entrer dans la salle de spectacle si cela a été entendu au préalable avec l’équipe de gestion;
au besoin, écrire un courriel à l’équipe de gestion pour l’informer de tout enjeu rencontré pendant l’événement.

Rôles de l’équipe de l’accueil du public

Composée normalement de deux personnes, l’équipe responsable de l’accueil du public devra :

arriver sur les lieux 45 minutes avant l’ouverture des portes ou le début de l’événement, tel que mentionné dans sa convocation
être prête / prêt (t-shirt de la MAL compris) pour commencer son mandat dès son arrivée, ou récupérer et enfiler son t-shirt rapidement en arrivant;
à son arrivée : repérer sur les lieux le parcours du public (entrée et sortie); s’informer sur l’heure d’ouverture des portes de la salle de spectacle; s’informer de la possibilité de faire entrer des retardataires le cas échéant et des procédures particulières associées; repérer l’emplacement des toilettes; s’informer ou déterminer les aménagements nécessaires et possibles pour les personnes à mobilité réduite ou à besoins particuliers (toilette, entrée en salle, place réservée au besoin, sortie); repérer l’emplacement de la billetterie; se présenter à ses collègues de l’accueil et de la billetterie, ainsi qu’au régisseur sur les lieux pour confirmer son arrivée; récupérer son t-shirt le cas échéant, ainsi que le téléphone servant à scanner les billets du public; s’assurer que le téléphone est branché au Wifi (voir préférences, réseau) si on y arrive pas, demander à un responsable de le faire (régisseur ou autre membre de l’équipe de la MAL); repérer la fonction lampe de poche/torche sur le téléphone pour l’utiliser au besoin; repérer ou aménager un endroit pour faire attendre les gens si l’événement est complet et que des personnes souhaitent acheter des billets libérés à cause d’annulations potentielles; s’assurer que l’affiche sandwich autoportante soit installée (à l’extérieur si l’événement se passe à l’Espace René-Provost, à l’intérieur pour la Salle Jean-Despréz), le faire au besoin;
se tenir à l’endroit désigné ou pertinent pour l’accueil du public, avec une approche chaleureuse et bienveillante;
scanner les billets électroniques et imprimés avec les téléphones fournis par le régisseur ou un autre membre de l’équipe de la MAL; offrir des dépliants de saison de la MAL, et un programme du spectacle, le cas échéant;
diriger les gens qui n’auraient pas de billets vers la billetterie;
si l’événement est complet, informer avec bienveillance le public sans billet qui arriverait, leur offrir de rester pour prendre une place qui se libèrerait en cas d’annulation, les inviter à s’assoir dans un endroit désigné repéré au préalable;
lorsque le spectacle a débuté, accompagner les retardataires dans la salle pour trouver un siège, le cas échéant (15 premières minutes seulement, et seulement si l’équipe du spectacle a confirmé, par le régisseur, que c’était admis), utiliser la lampe torche du cellulaire au besoin; informer les retardataires de plus de 15 minutes que le spectacle est commencé, les diriger vers la billetterie s’ils demandent un remboursement (ne pas l’offrir);
pour toute plainte ou tout commentaire, inviter le public à écrire à l’équipe de gestion (admin@slo.qc.ca);
après les 15 premières minutes du spectacle, s’assurer de ramasser les lieux sommairement, informer une autre personne de l’équipe de notre départ, ou entrer dans la salle de spectacle si cela a été entendu au préalable avec l’équipe de gestion.