Guide de l’exposant.e 2023
AGENDA DES EXPOSANTS 2023
10/10/22 – Réservation stands
10/10/22 – Invité.e.s/présidence d’honneur (fin propositions)
24/10/22 – 28/10/22 – Rencontre attribution des stands 3+ (virtuelle)
24/10/22 – Contrat signé
24/10/22 au 20/12/22 – Facturation
31/10/22 – début des réservations pour la Navette GoLibro
24/11/22 – Premier dépôt (25%)* (nouvelle date repoussée)
05/12/22 – Propositions d’animations et d’auteur.trice.s pour animations (jeunesse et adulte) (date butoir repoussée pour aider les éditeurs)
06/12/22 – Dévoilement thème de saison, présidence d’honneur
06/12/22 – 2e dépôt (25%)
31/10/22 au 14/12/22 – Inscription maisons d’édition*(nouvelle date devancée)
14/12/22 au 30/01/23 – Inscription dédicaces dans le Carnet
20/01/23 – Hébergement : fin des tarifs préférentiels
28/01/23 – Livraison des visuels graphiques (enseignes)
30/01/23 – date limite de réservation – service de traiteur
07/02/23 – Conférence de presse – dévoilement invité.e.s d’honneur et programmation
07/02/23 – Paiement final (50%);
Formulaire de remplacement dans les stands
21/02/23 et 22/02/23 – Livraison des livres par les transporteurs
22/02/23 – Entrée des exposant.e.s – montage (installation des livres dans les stands) 8 h à 20 h.
23 au 26 février 2023 – 44e SLO
26/02/23 – 17 h : retrait des livres dans les stands, début du démontage
27/02/23 – Fin du démontage
Enseignes de stands – linteaux
Nouveauté de 2023. Vous devrez produire un fichier graphique pour votre enseigne de stand (identification de votre espace). Voici la procédure pour l’envoi de vos fichiers graphiques. À l’exception de ceux qui ont réservé des espaces libres, selon le type de stand que vous avez réservé, vous avez des visuels à produire (voir document SLO_InfoGraphiques pour les stands linéaires de base, intermédiaires ou bonifiés). Pour ceux qui ont réservé des îlots, les dimensions des visuels se trouvent dans le plan d’aménagement qui vous a été envoyé.
Note importante concernant les enseignes – linteaux pour ceux qui ont réservé des stands linéaires : Le Salon du livre de l’Outaouais a fourni un gabarit pour la création de votre visuel pour le linteau. Vous devez l’utiliser et respecter la typo demandée. Toutes infos se trouvent dans la procédure ci-jointe. S’il vous rencontrez des soucis, veuillez contacter l’équipe de GES et l’équipe du SLO en cc : clafrance@ges et logistique@slo.qc.ca. Nous trouverons une solution ensemble.
Note importante pour ceux qui ont réservé des îlots : Vous devez inscrire votre numéro de stand sur le visuel de l’unité centrale. Le positionnement et la typo à utiliser sont spécifiés dans la procédure ci-jointe.
La date limite de remise de ces fichiers est le 28 janvier.
Questions et suivis : Caroline Lafrance | Coordonnatrice GES. Direct: +1 514-861-0479 | clafrance@ges.com
Palais des Congrès de Gatineau
Voici les coordonnées du Palais des congrès, où se tiendra le SLO 2023 :
| 50, boul. Maisonneuve, Gatineau, Québec J8X 4H4 | Sans frais : 800 595-8001 |
| Téléphone : 819 595-8000 | Télécopieur : 819 595-8012 |
Service de traiteur
Pour le service de traiteur lors d’un lancement ou d’une réception, vous devez absolument commander les bouchées, repas ou consommations auprès de Capital Traiteur, le gestionnaire exclusif du Palais des congrès de Gatineau, avant le 30 janvier 2023. Voici les coordonnées de Denis Carpentier, directeur des banquets. À noter que toutes les salles sont pleines du jeudi au samedi et qu’il sera impossible d’en réserver pour tenir vos événements spéciaux lors de ces journées. Vous pouvez demander à réserver la salle Désert A ou B le dimanche 26 février cependant.
| Courriel : dcarpentier@congresgatineau.com | Téléphone : 819 595-8010 |
Heures d’ouverture du SLO 2023
jeudi 23 février – 9 h à 20 h
vendredi 24 février – 9 h à 20 h
samedi 25 février – 9 h à 20 h
dimanche 26 février – 9 h à 17 h
Remplacement dans les stands
Le SLO vous offre de courtes périodes de remplacement dans les stands par les bénévoles. Ces bénévoles ne sont pas autorisés à faire des ventes, mais pourront surveiller votre stand et répondre aux questions du public au meilleur de leur connaissance, en offrant un accueil professionnel au public.
Vous devez remplir le formulaire suivant pour avoir accès à ce service : Remplacement dans les stands. Les besoins seront comblés selon nos capacités et le nombre de bénévoles disponibles, nous ferons de notre mieux pour vous soutenir.
Montage/installation par les exposants
L’installation des livres dans les stands par les exposants, sera fait le mercredi 22 février, entre 8 h et 20 h. Voir liste des exposants pour valider votre numéro de stand :Liste exposants et stands SLO 2023 – Copie épurée pour exposants – Tableau exposants 2023-3 – Voir le plan technique pour repérer votre emplacement : Plan technique.
Démontage :
Les exposants sont invités à libérer leurs stands le dimanche 26 février, à partir de 17 h.
Livraison, expédition et retour des boîtes de livres
Adresse : Palais des congrès de Gatineau, Quai de livraison164, rue Hôtel-de-Ville, 3e étage,Gatineau (Québec) J8X 4A9
Veuillez bien identifier vos envois (boîtes, caissons, etc.) au nom du Salon du livre de l’Outaouais et inscrire bien en évidence le numéro de votre stand. Elles doivent être expédiées le mercredi 22 février.
L’équipe d’aménagement fera les suivis pour les horaires et les indications d’arrivée des exposants transportant leurs livres. Les arrivées se feront entre 9 h et 19 h mercredi 22 février.
(Les camions des gros transporteurs (pour 20 stands et plus) arrivent le mardi à partir de 16 h, selon l’horaire établi, par notre équipe GES, soutenue par l’équipe d’aménagement SLO, et repartent le dimanche soir, à partir de 19 h)
Pour l’expédition, le retour au départ du Palais des congrès, elle doit être prévue, au plus tard le lundi 27 février, 16 h.
Internet pour les caisses des exposants au Salon
L’équipe du SLO vous offre cette année une connexion internet filaire et un accès wifi pour les consultations courantes (jusqu’à 400 connexions simultanées, réservées aux exposants et à leurs équipes), inclus dans le prix de location des stands. (Valeur de plus de 250$ par exposant). Un technicien sera sur les lieux en tout temps.
Hôtel partenaire
| Hôte officiel
|
Four Points by Sheraton (COMPLET depuis le 10 janvier) Hôtel et centre de conférence Gatineau-Ottawa (Connecté au Palais des congrès par une passerelle intérieure)NOTEZ QUE LE BLOC DE CHAMBRES EST COMPLET, L’HÔTEL EST PRESQUE ENTIÈREMENT COMPLET, voir autre hôtel dans le secteur ci-dessous |
| 35, rue Laurier | Téléphone sans frais pour réservation : 1-888-627-8089 |
| Gatineau (Québec) J8X 4E9 | Tarifs :
LE BLOC DE CHAMBRES ET L’HÔTEL COMPLETS (13 JANVIER 2023) |
| Site Web : | www.fourpointsgatineau.com |
| Pour réserver contactez : | Vanessa Laforce – vlaforce@fourpointsgatineau.com |
| Bloc réservé au nom : | Salon du livre de l’Outaouais – 44e Edition
En vigueur jusqu’au 20 janvier 2023 |
Autres hôtels dans le secteur
Best Western Plus Ottawa-Gatineau
| 131 Rue Laurier | Téléphone : 888-763-9758 |
| Gatineau Quebec J8X3W3 CA | Site web |
179$/nuitée, (tarif spécial si 10 chambres et plus)
ventes@bwgatineau.ca – Madame Rixelle Matro
Distance : 12 minutes à pieds. Voir carte et itinéraire
Auberge de la Gare
| 205, boulevard Saint-Joseph | Téléphone : 819 778-8085 |
| Gatineau, Québec J8Y 3X3 | Sans frais : 1 866 778-8085 |
| Site web | Télécopieur : 819 595-2021 |
Distance : 30 minutes de marche. Voir carte et itinéraire
Horaire de la Navette GoLibro :
| MATIN | Départ de Montréal | Arrivée à Gatineau | SOIR | Départ de Gatineau | Arrivée à Montréal |
| Jeudi 23 février | 7 h | 9 h 30 | Jeudi 23 février | 20 h 30 | 23 h |
| Vendredi 24 février | 7 h | 9 h 30 | Vendredi 24 février | 20 h 30 | 23 h |
| Samedi 25 février | 8 h | 10 h 30 | Samedi 25 février | 20 h | 22 h 30 |
| Dimanche 26 février | 8 h | 10 h 30 | Dimanche 26 février | 18 h | 20 h 30 |
Le service de navette est offert gratuitement, grâce à l’appui de l’Imprimerie Gauvin, aux auteur.trice.s, attaché.e.s de presse et exposant.e.s, dans la limite des places disponibles. Le SLO se réserve le droit de refuser une réservation si elle ne correspond pas à la clientèle à laquelle ce service est destiné.
Navette GoLibro
Ce service sera mis en oeuvre pour l’édition 2023 du SLO. Un trajet quotidien aller-retour (matin/soir) Montréal-Gatineau gratuit offert en priorité aux auteurs et autrices, mais aussi aux professionnels. Réservations requises.
Départ/arrivée de Montréal : Devant le Hyatt place hôtel (1415 rue St-Hubert, Montréal, H2L 3Y9). *Pour localiser facilement la navette, sachez que nous faisons affaires avec la compagnie Fleur de Lys et que leur logo sera présent sur l’autocar.*
Départ/arrivée à Gatineau : Hôtel FourPoints by Sheraton (35 Rue Laurier, Gatineau, QC J8X 4E9) *Pour localiser facilement la navette, sachez que nous faisons affaires avec la compagnie Fleur de Lys et que leur logo sera présent sur l’autocar.*
Pour vous inscrire, veuillez remplir le formulaire en ligne. Si vous avez des questions, vous pouvez nous joindre au 819 775-4873.
Accréditation
Cartes d’identité des auteur.trice.s Des cartes d’identité personnalisées pour les auteur.trice.s figurant sur la liste de dédicaces seront disponibles au comptoir de l’Accréditation, situé à la sortie des ascenseurs au Palais des congrès de Gatineau à compter de 9 h le mercredi 22 février 2023.
Cartes d’identité des exposant.e.s Les exposant.e.s ont droit à quatre cartes d’identité par stand. Vous pouvez commander en ligne ces accréditations, ainsi que les accréditations supplémentaires. Un montant vous sera facturé par accréditation supplémentaire. Toute personne travaillant comme exposant.e ou représentant.e dans les stands devra présenter sa carte d’identité aux guichets, à défaut de quoi elle devra défrayer le coût de son entrée au Salon.
Vous pourrez commander vos cartes d’identité supplémentaires (6$/carte) en remplissant le formulaire en ligne.
*les grands exposants qui nous ont déjà transmis leurs informations par courriel en lien avec leurs besoins en cocardes n’ont pas à remplir ces formulaires.*
Règlements de l’AQSL
Les salons du livres membres de l’Association québécoise des salons du livre (AQSL) se sont donnés des règlements communs. Vous pouvez les consulter sur le site Web. Il va de soi que certains éléments seront adaptés cette année après entente entre les parties.
Politique anti-harcèlement
Veuillez prendre note que le fait de réserver un espace démontre votre engagement à respecter la politique anti-harcèlement adoptée par la Corporation du Salon du livre de l’Outaouais.
Billets de faveur
Que ce soit pour un lancement, une rencontre d’affaires ou tout simplement pour faire plaisir à vos client.e.s, vous pourrez commander des billets de faveur électroniques pour le Salon du livre de l’Outaouais 2020 au coût de 6 $. Il vous suffit de remplir le formulaire en ligne avant le 20 février 2020.
Les billets (en format électronique) vous seront acheminés par courriel.
Carnet
Un accès vous a été transmis pour entrer toutes vos informations : maisons d’édition représentées, auteur.trice.s, livres, dédicaces. Pour toute question à ce sujet contacter Mélanie Rivet (mrivet@slo.qc.ca) ou Myriam Roy (logistique@slo.qc.ca)
Merci de respecter la date limite du 30 janvier. Des ajouts et corrections seront possible par la suite, mais l’essentiel à communiqué doit être entré avant le 30 janvier.
Communications
Réseaux sociaux
Une trousse de réseaux sociaux sera conçue et offerte aux exposants pour les aider à promouvoir la présence de leurs auteurs et autrices au SLO 2023.
Un programme complet sera produit et distribué, des publicités pourront y être achetées.
Personne ressource : Cassandra Simon, agente communication et markéting communication@slo.qc.ca.
RÉSERVATION DE STANDS
23 AU 26 février, Palais des congrès de Gatineau
Il est maintenant possible de réserver vos stands pour l’édition 2023 du SLO. Les réservations sont attendues d’ici le 10 octobre.
Notez que le format des stands a changé depuis notre dernière édition en personne. Vous pouvez consulter la présentation ci-dessous pour constater. Pour toute question à ce sujet, veuillez contacter Mélanie Rivet (mrivet@slo.qc.ca).
Présentation des stands, des éléments inclus, des coûts et des formats : Présentation vers SLO 2023 (PDF)
Stands équipés* offerts :
Pour les éditeurs qui réservent traditionnellement 1 à 3 stands:
- stand linéaire de base (10×10) – 2160$
- stand linéaire intermédiaire (10×10) – 2785$
- stand linéaire bonifié (10×10) – 3400$
Pour les éditeurs qui réservent traditionnellement 4 à 10 stands :
- 1/4 d’îlot complet équipé (20×25) – 12705$
- 1/2 îlot complet équipé (20×50) – 25410$
Pour les éditeurs qui réservent traditionnellement 10 stands et plus :
- îlot complet équipé, sans réserve (40×50) – 50820$
- îlot complet équipé, sans réserve, bonifié (40×50) -55150$
- îlot complet équipé, avec réserve (40×50) – 53083$
- îlot complet équipé, avec réserve, bonifié (40×50) – 55950$
*Les éléments inclus peuvent être échangés contre d’autres éléments de même valeur en discutant avec GES, une fois votre réservation faite auprès du SLO.
Formule de stands à la carte :
- 1/4 d’îlot, formule à construire, sans réserve (avec ajout d’éléments choisis dans le catalogue, commandés et payés à GES) – 9 045$
- 1/2 îlot à construire, sans réserve (avec ajout d’éléments choisis dans le catalogue, commandés et payés à GES) – 18085$
- îlot complet à construire, sans réserve (avec ajout d’éléments choisis dans le catalogue, commandés et payés à GES) – 36175 $
L’équipe du SLO est très enthousiaste de vous annoncer une toute nouvelle collaboration avec Québec Édition pour le volet international qui permettra un réseautage visant à soutenir les éditeurs présents dans l’exportation de leurs livres. Les détails de cette collaboration seront dévoilés sous peu par les partenaires.
AGENDA DES EXPOSANTS 2023
10/10/22 – Réservation stands
10/10/22 – Invité.e.s/présidence d’honneur (fin propositions)
24/10/22 – 28/10/22 – Rencontre attribution des stands 3+ (virtuelle)
24/10/22 – Contrat signé
24/10/22 au 20/12/22 – Facturation
24/11/22 – Premier dépôt (25%)* (nouvelle date repoussée)
05/12/22 – Propositions d’animations adultes, proposition d‘animation jeunesse, et proposition d’auteur.trice.s pour animations (date butoir repoussée pour aider les éditeurs)
06/12/22 – Dévoilement thème de saison, présidence d’honneur
06/12/22 – 2e dépôt (25%)
31/10/22 au 14/12/22 – Inscription maisons d’édition*(nouvelle date devancée)
14/12/22 au 30/01/23 – (nouvelle date repoussée) Inscription dédicaces;
Formulaire de remplacement dans les stands
20/01/23 – Hébergement : fin des tarifs préférentiels
07/02/23 – Conférence de presse
Dévoilement invité.e.s d’honneur et programmation
07/02/23 – Paiement final (50%)
21/02/23 – Livraison des livres par les transporteurs
22/02/23 – Entrée des exposant.e.s (installation des livres dans les stands)
23 au 26 février 2023 – 44e SLO
26/02/23 – 17 h : retrait des livres dans les stands, début du démontage
27/02/23 – Fin du démontage
PAIEMENTS
Virement bancaire privilégié
Retrouvez toutes les informations nécessaires pour la réalisation d’un dépôt direct en cliquant Ici.
Il est essentiel de bien identifier votre paiement, et d’envoyer un courriel de confirmation de paiement à : admin@slo.qc.ca. Giovanni Casanova, adjoint administratif à la direction. Ce dernier fera les suivis de paiements.
Veuillez prendre note qu’il y a eu des changements dans nos adresses au cours de l’année 2021-2022 :
1) adresse postale (pour tout envoi postal)
Salon du livre de l’Outaouais
CP 1403, succ. Hull
Gatineau (QC) J8X 3Y1
2) siège social (pour adresse de facturation): maintenant au 39 rue Leduc, bureau 125, Gatineau, J8X 3A3.
Formulaire de réservation de stands auprès du SLO
Catalogue_de GES pour le SLO 2023
Contact GES : Sonia Villeneuve, Directrice – Services Clients, et son équipe au – salondulivre@ges.com (prière de ne pas contacter GES avant d’avoir réservé et reçu confirmation de votre réservation par le SLO)
Notez que dans le catalogue de GES, on vous présente des options de stands linéaires de 10×10, puis de 10×20, et 10×20, 10×30, 10×40, cela équivaut à réserver un, deux, trois ou quatre stands linéaires. Vous devez commencer en réservant votre espace au Salon en précisant le format et le nombre de stands, puis bonifier, si désiré, en vous servant du catalogue de GES.
Inscrivez-vous à notre infolettre pour recevoir toutes nos nouvelles.
APPEL DE CANDIDATURE – INVITÉ.E.S D’HONNEUR ET PRÉSIDENCE
La 44e édition du Salon du livre de l’Outaouais (SLO) se tiendra du 23 au 26 février 2023 en personne au Palais de congrès de Gatineau et, comme toujours, nous rendrons hommage aux auteur.trice.s et à leurs œuvres. Outre la présidence d’honneur, sept auteur.trice.s invité.e.s marqueront la programmation par leur talent et leur personnalité.
Le SLO invite tous les éditeurs et diffuseurs à soumettre une ou plusieurs candidatures pour la présidence d’honneur et les invité.e.s d’honneur d’ici le lundi 10 octobre 2022.
Nous souhaitons avoir, parmi les invité.e.s d’honneur, une diversité de voix représentatives autant du Québec que de l’Outaouais, de l’Ontario français et d’ailleurs au Canada.
Le nom de la présidente ou du président d’honneur ainsi que les noms des invité.e.s de l’Outaouais et de l’Ontario français seront dévoilés le 6 décembre 2022, tandis que celui des autres invité.e.s d’honneur seront annoncés lors d’une conférence de presse le 7 février 2023.