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Guide de l’exposant.e

Pour ne pas manquer de dates de tombée, abonnez-vous au calendrier des exposant.e.s!

 

 

 

Accréditation

Cartes d’identité des auteur.e.s Des cartes d’identité personnalisées pour les auteur.e.s figurant sur la liste de dédicaces seront disponibles au comptoir de l’Accréditation, situé à la sortie des ascenseurs au Palais des congrès de Gatineau à compter de 9 h le mercredi 26 février 2020.

Cartes d’identité des exposant.e.s Les exposant.e.s ont droit à  quatre cartes d’identité par stand (deux pour les demis-stand). Vous pouvez commander en ligne des accréditation supplémentaires. Un montant supplémentaire vous sera facturé par accréditation supplémentaire. Toute personne travaillant comme exposant.e ou représentant.e dans les stands devra présenter sa carte d’identité aux guichets, à défaut de quoi elle devra défrayer le coût de son entrée au Salon.

Vous pourrez commander vos cartes d’identité supplémentaires en remplissant le formulaire en ligne.

Billets de faveur

Que ce soit pour un lancement, une rencontre d’affaires ou tout simplement pour faire plaisir à vos client.e.s, vous pourrez commander des billets de faveur pour le Salon du livre de l’Outaouais 2020 au coût de 6 $. Il vous suffit de remplir le formulaire en ligne avant le 20 février 2020. Les billets vous seront acheminés par la poste s’ils sont commandés avant le 13 février 2020. La commande minimale est de 15 billets.

GES

Ameublement supplémentaire, électricité et installation d’une banderole à l’intérieur Les exposant.e.s peuvent ajouter, à leurs frais, de l’éclairage ou un ou des circuits additionnels à ceux déjà fournis par le Salon du livre de l’Outaouais. Ils peuvent également commander de l’ameublement supplémentaire. Enfin, il est possible de faire installer une banderole, toujours à leurs frais.

Pour passer une commande,  deux options s’offrent à vous:

Vous pouvez télécharger le bon de commande 2020 ICI. Vous pouvez communiquer avec GES, notre fournisseur officiel en services d’exposition. Coordonnées : Claudine Vachon : cvachon@ges.com Francine Rivard : frivard@ges.com Téléphone : 514 367-4848 Télécopieur : 514 367-4850

Lignes téléphoniques, Internet et Interac

Toute demande d’installation de lignes téléphoniques, Internet ou Interac pour les exposant.e.s doit être adressée directement à Bell Canada. Vous trouverez le formulaire ICI. L’installation des lignes commandées se fera le mardi 25 février 2020. Notez que les prix sont sujets à changement jusqu’au mois de janvier 2020.

Contact :

Maria Saroli Bell, Bureau de Service Entreprise
Courriel: maria.saroli@bell.ca Évènements spéciaux, Groupes Grandes Entreprise, 1
Téléphone : 514 870-1870 ou 800 472-5113 Carrefour Alexandre-Graham-Bell, Aile B, 3e étage
Télécopieur : 514 391-1322 ou 800 473-7299 Verdun, Québec H3E 3B3

Système informatique L’exposant.e qui utilise un système informatique au Salon doit se munir d’un protecteur de surtension afin d’éviter les baisses de tension dans les salles d’exposition.

Hébergement

Profitez de nos taux préférentiels et découvrez les hôtels les plus près du Salon du livre. Dépêchez-vous, les places sont limitées et nos rabais ont une date limite!

Hôtels partenaires

Four Points by Sheraton 

Hôte officiel Personne contact : Caroline Pratte
35, rue Laurier Téléphone : 819 778 6111
Gatineau, Québec J8X 4E9 Sans frais : 1 888 627-8089
Site Web : www.fourpointsgatineau.com Télécopieur : 819 778-3647
Courriel : cpratte@fourpointsgatineau.com

Une entente à taux préférentiel a été négociée. Lors de votre réservation, précisez que vous participez au Salon du livre de l’Outaouais. Les tarifs «Salon du livre de l’Outaouais » sont en vigueur jusqu’au 24 janvier 2020.

  • Chambre simple ou double : 128 $ plus taxes
  • Stationnement : 15 $ par jour plus taxes
  • Internet : Gratuit
  • Distance : 5-10 minutes de marche à l’intérieur. Adjacent au Palais des Congrès, vous n’avez pas à sortir à l’extérieur. Voir la carte pour les directives extérieures.

***

Crowne Plaza Gatineau-Ottawa

 2, rue Montcalm Personne contact : Jasmine Pelletier
Gatineau, Québec J8X 4B4 Téléphone :  819 778-3040

Réservation en ligne

Réservation par courriel
Site Web Sans frais : 1 800-567-1962
Code de groupe : SLO Nom de Groupe : SLO 2020
  • Chambres exécutive avec lit King, divan lit double;
  • Tarif de 135 $ la nuitée, occupation simple et double, 15 $ par personne additionnelle
  • Chambres standard avec lit King, divan lit simple;
  • Chambres standard avec deux lits double (vue rivière disponible);
  • Tarif de 125 $ la nuitée, occupation simple et double, 15 $ par personne additionnelle
  • Date limite pour les réservations est le 24 janvier 2020;
  • Politique de paiement: séjour complet payable lors du départ. Une carte de crédit est requise pour sécuriser la réservation.
  • Politique d’annulation : 18h – 24 heures avant l’arrivée
  • Coût du stationnement : 18 $ par 24 heures avec entrées et sorties illimitées, sujet à changement sans préavis.
  • Véhicules surdimensionnés : 20 $ par 24 heures avec entrées et sorties illimitées, sujet à changement sans préavis.
  • Les demandes de réservation reçues après la date limite, seront acceptées basé sur la disponibilité au tarif en vigueur et seront créditées sur le bloc du groupe.
  • Internet : gratuit
  • Distance : 13 minutes de marche. Voir la carte pour les directives.
  • Découvrez le Crowne Plaza Gatineau-Ottawa: https://youtu.be/S5hdeT02hvU

 

***

Best Western Plus Gatineau-Ottawa

131, rue Laurier Téléphone : 819 770-8550
Gatineau, Québec  J8X 3W3 Sans frais : 1 800-265-8550
Site : www.bestwesterngatineau.ca Télécopieur : 819 770-9705

Pour en savoir plus sur l’hôtel, cliquez ici.

  • Chambre simple ou double :
    • jeudi : 135 $ plus taxes.
    • vendredi : 140 $ plus taxes.
    • samedi : 140 $ plus taxes.
  • Stationnement intérieur ou extérieur : gratuit, un par chambre (valeur  13$ par soir)
  • Internet : gratuit
  • Distance : 10 minutes de marche. Voir carte et itinéraire
Méthodes de réservations :

Le numéro de groupe est #7031 ou SLO 2020.

  • Réservation par courriel : reception@bwgatineau.ca
  • Réservations par téléphone : 1-800-265-8550
  • Réservation en ligne

Pour vos réservations, veuillez utiliser le nom de l’événement «SLO 2020»  et le numéro de groupe #7031 .

Les tarifs « SLO 2020 » sont en vigueur jusqu’au 27 janvier 2020 minuit

Autres hôtels de la région

Les Suites Victoria 

1, rue Victoria Téléphone : 819 743-2513
Gatineau, Québec  J8X 1Z6 Sans frais : 1 800 567-1079
Site: www.suitesvictoria.com Télécopieur : 819 777-2211

Auberge de la Gare

205, boulevard Saint-Joseph Téléphone : 819 778-8085
Gatineau, Québec  J8Y 3X3 Sans frais : 1 866 778-8085
Site : www.aubergedelagare.ca Télécopieur : 819 595-2021

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Invité.e.s d’honneur et présidence d’honneur

Nous invitons les éditeur.trice.s à nous faire parvenir leurs propositions avant le 9 octobre 2019 en remplissant le formulaire à cet effet. Le Salon avisera les éditeur.trice.s des candidatures retenues avant la fin novembre.

 

Maisons d’édition représentées

Les exposant.e.s ont jusqu’au 10 janvier 2020 pour inscrire les maisons qui seront représentées dans leurs stands. Il suffit de remplir le formulaire en ligne disponible ICI.

Veuillez prendre note que même si le nom de la maison d’édition est le même que celui de l’exposant.e, il est important de l’inscrire à cette étape-ci puisque c’est une condition préalable à l’entrée de vos horaires de séances de dédicaces.

Navette Gauvin

Il est possible de bénéficier d’un service de navette quotidien entre Montréal et Gatineau et ce pour toute la durée du Salon. Le service de navette est offert gratuitement, avec l’appui de l’Imprimerie Gauvin, aux auteur.e.s, attaché.e.s de presse et exposant.e.s, dans la limite des places disponibles.

Départ de Montréal en 2019 : Devant l’Hôtels des Gouverneurs, 1415 rue St-Hubert, Montréal, H2L 3Y9. *Pour localiser facilement la navette, sachez que nous faisons affaires avec la compagnie Fleur de Lys et que leur logo sera présent sur l’autocar.*

Arrivée à Gatineau : Hôtel Four Point by Sheraton, 35, rue Laurier à Gatineau.

Jour Départ de Montréal Arrivée à Gatineau Soir Départ de Gatineau Arrivée à Montréal
Jeudi  27 février 2020 7 h 9 h 30 Jeudi 27 février 2020 21 h 23 h 30
Vendredi 28 février 2020 7 h 9 h 30 Vendredi 28 février 2020 21 h 23 h 30
Samedi 29 février  2020 8 h 10 h 30 Samedi 29 février  2020 20 h 22 h 30
Dimanche 1er mars 2020 8 h 10 h 30 Dimanche 1er mars 2020 18 h 20 h 30

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Outils de calcul des sommes dues – location de stand

Afin d’éviter de erreurs de calcul, nous vous offrons cet outil de calcul des taxes et paiements, en ligne. Cliquez ici pour y accéder.

 

Palais des Congrès de Gatineau

Voici les coordonnées du Palais des congrès:

50, boul. Maisonneuve, Gatineau, Québec J8X 4H4 Sans frais : 800 595-8001
Téléphone : 819 595-8010 Télécopieur : 819 595-8012

Service de traiteur : Pour le service de traiteur lors d’un lancement ou d’une réception, vous devez absolument commander les bouchées, repas ou consommations auprès de Capital Traiteur, le gestionnaire exclusif du Palais des congrès de Gatineau. Voici les coordonnées de Denis Carpentier, directeur des banquets.

Courriel : dcarpentier@congresgatineau.com Téléphone : 819 595-8010

Propositions d’animations adultes

L’appel d’animations adultes sera affiché cet automne pour l’édition 2020.

Propositions d’animations jeunesse – sur scène

L’appel d’animations jeunesse sera affiché cet automne pour l’édition 2020.

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Règlements de l’AQSL

Les salons du livres membres de l’Association québécoise des salons du livre (AQSL) se sont donnés des règlements communs. Vous pouvez les consulter sur le site Web .

Remplacement dans les stands

Nous vous offrons un service gratuit de remplacement dans les stands pour la durée d’une heure. Si vous désirez profiter de ce service, vous devez remplir le formulaire en ligne prévu à cet effet.

Réservation de stands

Il est possible de réserver dès maintenant un emplacements (stands) en cliquant ICI.

Les exposant.e.s désirant 3 stands et plus sont invité.e.s à le faire avant le 13 septembre 2019 et ceux et celles qui souhaitent en réserver 1 ou 2 stands,  jusqu’au 11 octobre 2019.

Tous les exposant.e.s ont jusqu’au 11 octobre 2019 pour nous faire parvenir le contrat signé de façon électronique. Nous vous l’aurons fait parvenir par courriel, dûment rempli avec les informations inscrites au formulaire. Le premier acompte de 25 % est aussi attendu pour cette date. (Notez que notre processus de réservation a été quelque peu modifié cette année pour vous faciliter la vie.)

Pour être certain.e de recevoir toute l’information destinée aux exposant.e.s, nous vous invitons à vous inscrire, si ce n’est pas déjà fait,  à notre liste d’envoi.

Réservation de salle

Que ce soit pour des rencontres ou encore des lancements de livre, il vous est possible de réserver des salles au Salon. À remplir avant le 20 février 2020 en cliquant ici. Les salles libres étant peu nombreuses, les premiers arrivés seront les premiers servis et les réservations seront attribuées selon les disponibilités.

Services aux exposant.e.s

Cueillette des ordures Chaque exposant.e doit déposer ses ordures et son recyclage dans deux contenants séparés dans le corridor à l’extérieur de son stand chaque soir, dès la fermeture du Salon.

Service de monnaie Un service de monnaie est offert aux exposant.e.s qui en font la demande. Toutefois, ce service n’est disponible que le samedi et le dimanche. Les exposant.e.s qui désirent se procurer de la monnaie devront remplir le formulaire de commande d’argent dispoonible au comptoir des services aux exposant.e.s.

Accueil et renseignements Lors de l’évènement, pour tout renseignement, plainte ou suggestion, veuillez vous adresser à l’administration située au 2e étage du Palais de Congrès ou au comptoir des renseignements situé dans le Foyer.

Séances de dédicaces

Le formulaire d’inscription des séances de dédicaces sera disponible en ligne le moment venu. Veuillez noter que vous devez remplir le formulaire des maisons d’éditions représentées avant d’inscrire vos séances de dédicaces. Les exposant.e.s auront jusqu’au 28 janvier 2020 pour remplir leurs séances de dédicaces.

Les séances de dédicaces reçues après la date limite n’apparaîtront pas dans le programme officiel. Toutefois, elles seront inscrites sur le site internet où vous pouvez les modifier jusqu’à la fin du Salon.

Veuillez noter qu’il faut d’abord remplir le formulaire des maisons d’édition représentées pour pouvoir inscrire vos séances de dédicaces.

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Stands – informations et livraison

Aménagement Avant de suspendre des panneaux d’identification au-dessus de son stand, l’exposant.e doit obtenir au préalable une permission à cet effet auprès de la direction du Salon du livre de l’Outaouais.

Montage et démontage Le montage des stands préfabriqués, propriété de l’exposant.e, et des stands fournis par le SLO se fera le mercredi 26 février 2020 de 8 h à 21 h. Le démontage des stands se fera le dimanche 1er mars 2020 à partir de 17 h. La date limite d’expédition des boîtes (au départ du Palais des congrès vers vos entrepôts) est le lundi 2 mars 2020  à 16 h.

Livraison et entreposage du matériel Date : Mercredi 26 février 2020 seulement Adresse : Palais des congrès de Gatineau, Quai de livraison, 164, rue Hôtel-de-Ville, 3e étage, Gatineau (QC) J8X 4A9

Dimensions des stands Les stands fournis par le SLO ont, de façon générale, les dimensions suivantes : – Stand complet: 2,5 m de profondeur sur 3 m de largeur sur 2,5 m de hauteur; – Demi-stand : 2,5 m de profondeur sur 1,5 m de largeur sur 2,5 m de hauteur

Ils sont équipés des articles suivants :

  • Un rail comprenant trois projecteurs
  • Une table de 1,80 mètre (six pieds)
  • Une corbeille à papier
  • Deux chaises
  • 35 mètres de tablettes (120 pieds)
  • Une enseigne (nom et no. de stand)
  • Eau et verres

Location d’un demi-stand partagé La location d’un demi stand implique le partage d’un stand de 2,5 m sur 3 m avec un.e autre exposant.e, c’est-à-dire que chaque exposant.e dispose d’un emplacement mesurant 2,5 m sur 1,5 m. Aucune cloison ne divise le stand. En revanche, chaque exposant.e à droit à une table de 4 pieds et à sa propre enseigne.

Location d’une surface libre (stands montés par les exposants) Les stands en surface libre ne doivent pas dépasser une hauteur de 2,5 m, ni obstruer la vue des autres stands sauf s’il y a une entente particulière conclue au préalable avec la direction du Salon du livre de l’Outaouais.

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