Guide de l’exposant

Pour ne pas manquer de dates de tombée, abonnez-vous au calendrier des exposants!

 

 

 

Accréditation

Cartes d’identité des auteurs Des cartes d’identité personnalisées pour les auteurs figurant sur la liste de dédicaces seront disponibles au comptoir de l’Accréditation, situé à la sortie des ascenseurs au Palais des congrès de Gatineau à compter de 9 h le mercredi 27 février 2019.

Cartes d’identité des exposants Les exposants ont droit à  quatre cartes d’identité par stand (deux pour les demis-stand). Vous pouvez commander en ligne des accréditation supplémentaires. Un montant supplémentaire vous sera facturé par accréditation supplémentaire. Toute personne travaillant comme exposant ou représentant dans les stands devra présenter sa carte d’identité aux guichets, à défaut de quoi elle devra défrayer le coût de son entrée au Salon.

Vous pourrez commander vos cartes d’identité supplémentaires en remplissant le formulaire en ligne.

Billets de faveur

Que ce soit pour un lancement, une rencontre d’affaires ou tout simplement pour faire plaisir à vos clients, vous pourrez commander des billets de faveur pour le Salon du livre de l’Outaouais 2019 au coût de 6 $. Il vous suffit de remplir le formulaire en ligne avant le 21 février 2019. Les billets vous seront acheminés par la poste s’ils sont commandés avant le 15 février 2019. La commande minimale est de 15 billets.

GES Exposervice

Ameublement supplémentaire, électricité et installation d’une banderole à l’intérieur Les exposants peuvent ajouter, à leurs frais, de l’éclairage ou un ou des circuits additionnels à ceux déjà fournis par le Salon du livre de l’Outaouais. Ils peuvent également commander de l’ameublement supplémentaire. Enfin, il est possible de faire installer une banderole, toujours à leurs frais.

Pour passer une commande,  deux options s’offrent à vous:

Le bon de commande 2019 est disponible ICI. Vous pouvez communiquer avec GES, notre fournisseur officiel en services d’exposition. Coordonnées : Claudine Vachon : cvachon@ges.com Francine Rivard : frivard@ges.com Téléphone : 514 367-4848 Télécopieur : 514 367-4850

Lignes téléphoniques, Internet et Interac

Toute demande d’installation de lignes téléphoniques, Internet ou Interac pour les exposants doit être adressée directement à Bell Canada. Vous trouverez le formulaire ICI. L’installation des lignes commandées se fera le mardi 26 février 2019.

Contact :

Maria Saroli Bell, Bureau de Service Entreprise
Courriel: maria.saroli@bell.ca Évènements spéciaux, Groupes Grandes Entreprise, 1
Téléphone : 514 870-1870 ou 800 472-5113 Carrefour Alexandre-Graham-Bell, Aile B, 3e étage
Télécopieur : 514 391-1322 ou 800 473-7299 Verdun, Québec H3E 3B3

Système informatique L’exposant qui utilise un système informatique au Salon doit se munir d’un protecteur de surtension afin d’éviter les baisses de tension dans les salles d’exposition.

Hébergement

Profiter de nos taux préférentiels et découvrez les hôtels les plus près du Salon du livre. Dépêchez-vous, les places sont limitées et nos rabais ont une date limite!

Hôtels partenaires

Four Points by Sheraton 

Hôte officiel Personne contact : Rebecca Paulino
35, rue Laurier Téléphone : 819 778-6111
Gatineau, Québec J8X 4E9 Sans frais :1 888 627-8089
Site Web : www.fourpointsgatineau.com Télécopieur : 819 778-3647
Courriel : rpaulino@fourpointsgatineau.com 

Une entente à taux préférentiel a été négociée. Lors de votre réservation, précisez que vous participez au Salon du livre de l’Outaouais. Les tarifs «Salon du livre de l’Outaouais » sont en vigueur jusqu’au 31 janvier 2019.

  • Chambre simple ou double : 125 $ plus taxes
  • Stationnement : 15 $ par jour plus taxes
  • Internet : Gratuit
  • Distance : 5-10 minutes de marche à l’intérieur. Adjacent au Palais des Congrès, vous n’avez pas à sortir à l’extérieur. Voir la carte pour les directives extérieures.

Crowne Plaza Gatineau-Ottawa

Personne contact : Jasmine Pelletier
2, rue Montcalm Téléphone :  819 778-3040

Réservation en ligne
Gatineau, Québec J8X 4B4 Sans frais : 1 800-567-1962
Site Web Nom de Groupe : SLO 2019
Courriel : reservationcrowneplaza@rosdevhotels.com  Code de groupe : SLO

Une entente à taux préférentiel a été négociée. Lors de votre réservation, précisez que vous participez au Salon du livre de l’Outaouais. Les tarifs « SLO 2019 » sont en vigueur jusqu’au 25 janvier 2019.

  • Chambres standard avec lit king, divan lit double et mini réfrigérateur
  • Chambres vue rivière, avec deux lits doubles et mini réfrigérateur
  • Tarif de 125 $ la nuitée, occupation simple et double, $15 par personne additionnelle
  • Chambre exécutive, avec lit king, divan lit simple et cuisinette (micro-ondes, mini-frigidaire, petit lavabo) disponible pour 10 $ de plus
  • Date limite pour faire vos réservations est le 25 janvier 2019
  • Stationnement : 18 $ par 24 heures avec entrées et sorties illimitées, sujet à changement sans préavis. Véhicules surdimensionnés : 20 $ par 24 heures avec entrées et sorties illimitées, sujet à changement sans préavis.
  • Internet : gratuit
  • Distance : 13 minutes de marche. Voir la carte pour les directives.

Méthodes de réservations :

Pour les réservations en ligne, cliquez ICI.

Pour les réservations par courriel ou téléphone, veuillez utiliser le nom de l’événement: SLO 2019 – Salon du livre de l’Outaouais (Code du bloc : SLO). Réservation par courriel : reservationcrowneplaza@rosdevhotels.com. Réservations par téléphone : 1 800-567-1962 ou 819 778-3880

Pour plus d’informations sur les modalités de réservation, cliquez sur le lien.

 

Best Western Plus Gatineau-Ottawa

131, rue Laurier Téléphone : 819 770-8550
Gatineau, Québec  J8X 3W3 Sans frais : 1 800-265-8550
Site : www.bestwesterngatineau.ca Télécopieur : 819 770-9705

Pour en savoir plus sur l’hôtel, cliquez ici. Les informations à jour pour l’édition 2019 seront indiquées sous peu.

  • Chambre simple ou double : 115 $ plus taxes – à confirmer.
  • Stationnement intérieur ou extérieur : gratuit
  • Internet : gratuit
  • Distance : 10 minutes de marche. Voir carte et itinéraire
Méthodes de réservations :

Réservations par courriel : reception@bwgatineau.ca.  Réservations par téléphone : 1-800-265-8550 ou 819-770-8550. Pour vos réservations, veuillez utiliser le nom de l’événement «SLO 2019 » (groupe référence 6100). Les tarifs « SLO 2019 » sont en vigueur jusqu’au 24 janvier 2019.

 

Autres hôtels de la région

Les Suites Victoria 

1, rue Victoria Téléphone : 819 743-2513
Gatineau, Québec  J8X 1Z6 Sans frais : 800 567-1079
Site: www.suitesvictoria.com Télécopieur : 819 777-2211

Auberge de la Gare

205, boulevard Saint-Joseph Téléphone : 819 778-8085
Gatineau, Québec  J8Y 3X3 Sans frais : 1-866-778-8085
Site : www.aubergedelagare.ca Télécopieur : 819 595-2021

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Invités d’honneur et présidence d’honneur

Nous invitons les éditeurs à nous faire parvenir leurs propositions avant le 9 octobre 2018 en remplissant le formulaire à cet effet. Le Salon avisera les éditeurs des candidatures retenues avant la fin novembre.

 

Maisons d’édition représentées

Les exposants ont jusqu’au 11 janvier 2019 pour inscrire les maisons qui seront représentées dans leurs stands. Il suffit de remplir le formulaire en ligne disponible ICI.

Veuillez prendre note que même si le nom de la maison d’édition est le même que celui de l’exposant, il est important de l’inscrire à cette étape-ci puisque c’est une condition préalable à l’entrée de vos horaires de séances de dédicaces.

Navette

Il est possible de bénéficier d’un service de navette quotidien entre Montréal et Gatineau et ce pour toute la durée du Salon. Le service de navette est offert gratuitement aux auteurs, attachés de presse et exposants, dans la limite des places disponibles. Le formulaire est disponible ICI à l’automne.

Départ de Montréal : 800, boulevard Maisonneuve, angle St-Hubert (près de l’hôtel des Gouverneurs et de la station de métro Berri-UQÀM) à Montréal.

Arrivée à Gatineau: Hôtel Four Point by Sheraton, 35, rue Laurier à Gatineau

Jour Départ de Montréal Arrivée à Gatineau Soir Départ de Gatineau Arrivée à Montréal
Jeudi  28 février 2019 7 h 9 h 30 Jeudi 28 février 2019 21 h 23 h 30
Vendredi 1er mars 2019 7 h 9 h 30 Vendredi 1er mars 2019 21 h 23 h 30
Samedi 2 mars 2019 8 h 10 h 30 Samedi 2 mars 2019 20 h 22 h 30
Dimanche 3 mars 2019 8 h 10 h 30 Dimanche 3 mars 2019 18 h 20 h 30

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Outils de calcul des sommes dues – location de stand

Afin d’éviter de erreurs de calcul, nous vous offrons cet outil de calcul des taxes et paiements, en ligne. Cliquez ici pour y accéder.

 

Palais des Congrès de Gatineau

Voici les coordonnées du Palais des congrès:

50, boul. Maisonneuve, Gatineau, Québec J8X 4H4 Sans frais : 800 595-8001
Téléphone : 819 595-8010 Télécopieur : 819 595-8012

Service de traiteur Pour le service de traiteur lors d’un lancement ou d’une réception, vous devez absolument commander les bouchées, repas ou consommations auprès de Capital Traiteur, le gestionnaire exclusif du Palais des congrès de Gatineau. Voici les coordonnées de Denis Carpentier, directeur des banquets.

Courriel : dcarpentier@congresgatineau.com Téléphone : 819 595-8010

Propositions d’animation adulte

L’appel de candidatures débutera dès le début du mois de novembre. Les exposants recevront un courriel à cet effet.

Les maisons d’édition seront invitées à soumettre en ligne leurs propositions d’animation ou encore (entrevues, tables rondes, conférences, spectacles, lectures animées, jeux-questionnaire, etc.) à l’aide du formulaire en ligne.

Vous serez également invités à nous faire part de l’intérêt de vos auteur(e)s à être sur scène, et ce, même sans avoir de propositions formelles d’animations.

Proposition d’animation jeunesse – sur scène

Les maisons d’édition seront invitées à soumettre en ligne leurs projets d’animation (entrevues, tables rondes, conférences, spectacles, lectures animées, jeux-questionnaire, etc.) à l’aide du formulaire en ligne. Le formulaire sera mis en ligne au cours de l’automne.

Veuillez noter qu’il sera important de soumettre de nouveau vos propositions même si vous les avez déjà présentées dans le cadre de la Tournée jeunesse Desjardins.

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Règlements de l’AQSL

Les salons du livres membres de l’Association québécoise des salons du livre (AQSL) se sont donnés des règlements communs. Vous pouvez les consulter sur le site Web .

Remplacement dans les stands

Nous vous offrons un service gratuit de remplacement dans les stands pour la durée d’une heure. Si vous désirez profiter de ce service, vous devez remplir le formulaire en ligne prévu à cet effet.

Réservation de stands

Il est possible de réserver dès maintenant un emplacements (stands) en cliquant ICI.

Les exposants désirant 3 stands et plus sont invités à le faire avant le 14 septembre 2018 et ceux qui souhaitent en réserver 1 ou 2 stands,  jusqu’au 12 octobre 2018.

Tous les exposants ont jusqu’au 12 octobre 2018 pour nous faire parvenir le contrat dûment signé (par courrier ou en l’ajoutant dans le formulaire) ainsi que le premier acompte de 25 %.

Pour être certain de recevoir toute  l’information destinée aux exposants, nous vous invitons à vous inscrire, si ce n’est pas déjà fait,  à notre liste d’envoi.

Réservation de salle

Que ce soit pour des rencontres ou encore des lancements de livre, il vous est possible de réserver des salles au Salon. À remplir avant le 21 février 2019 en cliquant ici. Les salles libres étant peu nombreuses, les premiers arrivés seront les premiers servis et les réservations seront attribuées selon les disponibilités.

Services aux exposants

Cueillette des ordures Chaque exposant doit déposer ses ordures et son recyclage dans deux contenants séparés dans le corridor à l’extérieur de son stand chaque soir, dès la fermeture du Salon.

Service de monnaie Un service de monnaie est effet aux exposants qui en font la demande. Toutefois, ce service n’est disponible que le samedi et le dimanche. Les exposants qui désirent se procurer de la monnaie devront remplir le formulaire de commande d’argent disponible au comptoir des services aux exposants.

Accueil et renseignements Lors de l’évènement, pour tout renseignement, plainte ou suggestion, veuillez vous adresser à l’administration située au 2e étage du Palais de Congrès ou au comptoir des renseignements situé dans le Foyer.

Séances de dédicaces

Le formulaire d’inscription des séances de dédicaces est disponible en ligne. Veuillez noter que vous devez remplir le formulaire des maisons d’éditions représentées avant d’inscrire vos séances de dédicaces. Les exposants auront jusqu’au 29 janvier  2019 pour le remplir leurs séances de dédicaces.

Les séances de dédicaces reçues après la date limite n’apparaîtront pas dans le programme officiel. Toutefois, elles seront inscrites sur le site internet où vous pouvez les modifier jusqu’à la fin du Salon.

Veuillez noter qu’il faut d’abord remplir le formulaire des maisons d’édition représentées pour pouvoir inscrire vos séances de dédicaces.

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Stands – informations et livraison

Aménagement Avant de suspendre des panneaux d’identification au-dessus de son stand, l’exposant doit obtenir au préalable une permission à cet effet auprès de la direction du Salon du livre de l’Outaouais.

Montage et démontage Le montage des stands préfabriqués, propriété de l’exposant, et des stands fournis par le SLO se fera le mercredi 27 février 2019 de 8 h à 21 h. Le démontage des stands se fera le dimanche 3 mars 2019 à partir de 17 h. La date limite d’expédition des boîtes (au départ du Palais des congrès vers vos entrepôts) est le lundi 4 mars 2019  à 16 h.

Livraison et entreposage du matériel Date : Mercredi 27 février 2019 seulement Adresse : Palais des congrès de Gatineau, Quai de livraison, 164, rue Hôtel-de-Ville, 3e étage, Gatineau (QC) J8X 4A9

Dimensions des stands Les stands fournis par le SLO ont, de façon générale, les dimensions suivantes : – Stand complet: 2,5 m de profondeur sur 3 m de largeur sur 2,5 m de hauteur; – Demi-stand : 2,5 m de profondeur sur 1,5 m de largeur sur 2,5 m de hauteur

Ils sont équipés des articles suivant:

  • Un rail comprenant trois projecteurs
  • Une table de 1,80 mètre (six pieds)
  • Une corbeille à papier
  • Deux chaises
  • 35 mètres de tablettes (120 pieds)
  • Une enseigne (nom et no. de stand)
  • Eau et verres

Location d’un demi-stand La location d’un demi stand implique le partage d’un stand de 2,5 m sur 3 m avec un autre exposant, c’est-à-dire que chaque exposant dispose d’un emplacement mesurant 2,5 m sur 1,5 m. Aucune cloison ne divise le stand. En revanche, chaque exposant à droit à une table de 4 pieds et à sa propre enseigne.

Location d’une surface libre (stands montés par les exposants) Les stands en surface libre ne doivent pas dépasser une hauteur de 2,5 m, ni obstruer la vue des autres stands sauf s’il y a une entente particulière conclue au préalable avec la direction du Salon du livre de l’Outaouais.

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